La oficina sin papeles

Hemos crecido en una cultura en la que nos han inculcado la costumbre de guardar todos los papeles por si acaso. Esto ha hecho que cada uno de nosotros mantenga un archivo particular con todos los comprobantes que nos envían las empresas proveedoras de Servicios, los Organismos oficiales para el pago de impuestos, y los que recibimos cuando compramos un bien (Factura, Remito, Garantía Escrita). En muchos casos lo hacemos porque nos lo indican para constatar la operación de compra, dar validez a la Garantía de los productos que compramos y en otros por si debemos confirmar que abonamos cierto servicio o impuesto. Además, ¿a nadie le ha ocurrido que le reclamen la cancelación de un servicio o impuesto ya pago, con la correspondiente amenaza de corte o citación judicial? y ¿qué es lo que nos piden?. Que nos presentemos personalmente con el comprobante de pago (cola de por medio) o se lo enviemos por Fax. Ahora bien, ¿tiene sentido hacerlo cuando la mayoría de las cancelaciones se efectúan por Bancos (débito automático, transferencia bancaria, pagos en ventanilla o cajeros automáticos) o empresas habilitadas para esos menesteres? ¿Tienen idea del costo que representa emitir y distribuir semejante volumen de documentación?En lo que a mi respecta creo que no tiene ningún sentido, ya que la tecnología informática está más que preparada para evitar semejante despilfarro, y aunque muchos defiendan esta cultura escudándose por un lado en que así evitan la evasión impositiva (una gran falacia, ya que vía los Bancos se pueden realizar los controles necesarios), y por otro en que la población no está capacitada para desenvolverse con la tecnología informática. Ahora, si llevamos esta cultura a las Empresas, además de la que estamos obligados a guardar por la reglamentación vigente (que en realidad, en muchos casos son solo un mito cultural) cada empleado intenta mantener un archivo particular por si le vienen a reclamar de otro sector. Es así, como aparece el arma mortal número uno: la Fotocopiadora.Se estima que cada legajo de documentación se encuentra duplicado, triplicado o cuadruplicado, distribuido en distintos sectores de la organización. Y acá, nuevamente, llamamos a la reflexión: ¿cuánto espacio físico es necesario para albergar semejante cantidad de documentación? y ¿cuál es su costo? En una charla escuché que los arquitectos calculan, para un edificio de oficinas, que el 12 % de espacio físico es destinado para archivo, no así en los edificios judiciales donde este porcentaje es superado ampliamente. Las Instituciones de Salud, seguramente superan dicho porcentaje teniendo en cuenta que a la documentación administrativa se le suma la de las atenciones médicas (Historia Clínica Internado y Ambulantes, Informes Diagnósticos y Terapéuticos, etc.).

Ahora bien, ¿Qué será mejor una oficina con papeles o sin papeles? Explica tu respuesta.